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滕振宇 發布于 2009年12月16日
在我們所有的對手中，最強大的是時間。面對時間，我們絲毫沒有欺騙的機會，時間一分一秒的流逝，最終的勝利者總是時間。我們經常會覺得“哦，兩天過去了，任務絲毫沒有進展，明天就是截止日期了，該怎么辦？”我們經常忙于應付一個接一個的任務，沒有時間去學習充電，享受生活，并由此陷入很大的焦慮情緒。隨著社會不斷發展，工業文明極大地豐富了人際間的交流手段以及獲取信息的手段，我們的時間利用效率卻變得越來越低了。沉下心思專心做一件事情，對絕大多數人來說已經變成一件不可能的任務。究其原因，主要有兩個：
- 干擾太多。人們不能專心把一件事情做完后，再去做另一件事情。經常是正在全神貫注工作的你，突然收到一封郵件，接著放下手頭的事情，回郵件。發出郵件后，切換回原來任務。每一次任務切換，往往要花更多的時間完成原來的任務。（平均每次切換要使原任務增加25%的時間。引用3、 4）。設想一下，很多人一天要查看郵件50次、100次，還有MSN、電話等等。
- 缺少明確的目標和優先級。所有時間都在應付緊急任務，不停地救火。這些緊急任務可能來自于老板、團隊其他成員也可能來自于家人、朋友。為了應付新的緊急任務，經常要放下手頭工作，在完成新任務過程中又出現中斷，最終在不停的任務中斷和切換中迷失了方向。一天下來不知道忙了些什么。
排除干擾，確保首先完成最高優先級的任務，是提高個人時間利用效率必須解決的問題。這與敏捷軟件開發（Scrum、XP、Lean）要解決的問題何其相似。針對軟件開發中的類似問題，九十年代起Ken Schwaber、Jeff Sutherland、Kent Beck、Martin Fowler等大師們提出的敏捷開發解決方案，其中包括時間箱、不受干擾的迭代、具有優先級的代辦任務列表、拉動（Pull）任務、承諾、計劃與反省等等。無獨有偶，從九十年代初開始，意大利人Francesco Cirillo也基于相同的策略設計并發展了番茄技術（The Pomodoro Technique，Pomodoro意大利語“番茄”）來管理我們的個人時間。用到的工具很簡單，一個廚房定時器（Pomodoro Timer），三個簡單表格（當天任務列表 To-Do，任務清單Activity Inventory和記錄歷史數據的表格Records）。
番茄時段
在敏捷開發中一個迭代的周期通常是一到四周，番茄技術的一個迭代是25分鐘，稱為一個番茄時段。跟敏捷開發的迭代類似，在一個番茄時段開始時需要從當天任務列表中找出目前最高優先級的任務，然后不受干擾地去完成該項任務，一直到定時器的鈴聲響起。每個時段結束后可以有三五分鐘時間自由支配，然后再開始新一個時段。在敏捷開發的迭代過程中，團隊只會集中精力完成當前迭代中的任務，不會對新的任務需求做出響應，所有的新任務都放到產品 Backlog。在番茄時段中，個人也是采用相同的策略，在緊急情況下，新的任務會放到當天任務列表，作為一個當天的一個未計劃任務；而一般的任務，只需要在任務清單上加一個新的任務項目。然后不受干擾地繼續當前的工作。即使任務完成時，定時器還沒有響，處理方法也很簡單，用剩余的時間去“重構”完成的任務，使它更好一點兒。
工作日程表
以下以一個使用番茄技術的程序員的工作日程表為例。
在這個日程表很好地融入了戴明環PDCA（計劃Plan；執行Do；檢查Check；糾正Act）。每一天總是從計劃番茄時段開始，最后一個番茄時段以分析反省結束。每天的歷史記錄一般包括計劃執行情況、未計劃任務情況、估計與實際，干擾次數，干擾內容等等。通過這些歷史數據我們可以很容易地觀察自己：
- 計劃執行是否有效
- 估計是否準確，偏差有多少
- 未計劃任務有多少，分別做什么
- 工作中的干擾多不多，主要干擾有哪些
通過切實的數據對自己的時間利用情況有了清晰的了解后，我們就可以在反省中有針對性地設計解決方案。如此不斷反復時間效率就會不斷得到提高。
消除干擾
番茄技術最大的好處是能夠幫我們集中精力，消除干擾。每個番茄時段只有25分鐘，除非是十分緊急的情況，一般情況下都是可以在完成當前時段后再去響應。通常我們會遇到兩種干擾：
- 內部干擾，主要是自己想做某些事情，比如喝水、查郵件、網上聊天、上網等等。針對內部干擾，主要有兩種解決方法，第一種就是有針對性的計劃一些處理這種任務番茄時段，比如上面日程表中的專門用來處理郵件的時段；另外一種方法就是利用番茄時段之外的時間，比如那些自由支配的時間以及午飯時間。
- 外部干擾，比如電話、同事來問問題等。與內部干擾不同，外部干擾需要與其它人打交道，因此需要采用不同的策略。具體策略是“通知Inform，商量Negotiate，晚些時候響應Call Back”。可以用留言機接電話，郵件也可以暫時放到收件箱中稍后處理。如果有人當面過來，可以告訴他：“我先忙完手頭工作，二十分鐘后去找你。”，然后繼續手頭的工作。晚25分鐘或者一兩個小時對通常意義上的緊急任務來說，是可以接受的。對對方來說需要等待25分鐘可能不是什么很大的問題，但是對自身來說卻有極大的意義，我可以繼續專心把我手頭上最重要的事情。當然很難避免的，也會出現不得不取消當前番茄時段，著手處理十分緊急的任務的情況，這其實跟在Scrum中取消當前Sprint一樣，只有萬不得已才會為之。
每當有干擾的時候，都要在每日任務列表上做一下標記，如果需要，同時在每日任務列表（如果是緊急任務）和任務列表上填加一個未計劃任務。把干擾放入任務列表使得我們有機會重新思考一下每一個任務是否那么重要，是否真的需要，很可能過了一段時間我們任務列表上的很多任務變得不必要了。另外，所有的干擾都被顯式地標記在每日代辦任務列表和歷史記錄表上。每天都可以反思每天的干擾次數以及內容。干擾數據能夠是我們更有意識地關注時間效率的問題，促使我們通過重新計劃，調整策略等等方式把干擾降到最低。比如對于電話太多的情況的一個有效的策略是，每天應該固定一段時間把電話放到留言，到會議室去辦公，然后告訴其他同事，在緊急情況在哪里能夠找到自己。而對于郵件太多的情況，可以多安排幾個番茄時段集中處理郵件。
任務計劃與估計
番茄技術的另一個好處是給我們提供了一種全新的估計和計劃的手段。在任務列表上的每個任務都需要有一個規模估計值，這個值其實是標明完成該任務需要花的番茄時段的數目。由于每個時段都是不受干擾的“純”投入的時間，因此可以通過番茄時段數目有效地把任務的規模與時間建立聯系。通過把實際花費的番茄時段數目與估計值相比較，分析，可以幫助提高自身的估計能力。同時，通過分析歷史記錄中非計劃任務的數目以及內容，也可以幫助我們對自身的時間利用情況有更好的了解，從而更有助于計劃個人的時間。
轉變時間的觀念
番茄技術能夠改變我們對時間的態度。時間變成了一個個番茄時段。每一段25分鐘，滴答滴答從25分鐘減到0。從而給我們一種緊迫感(Eustress)，督促我們盡快完成任務，盡快做決定，從而有效的提高效率。效率的提高能夠有效地提升自信心和成就感。
關于番茄技術的詳細介紹可以參見它的網站（引用1）以及The Pragmatic Bookshelf的新書《Pomodoro Technique Illustrated》。
引用
- The Podomoro Technique
- The Pompatus of Pomodoro, PragPub Issue #5, November 2009
- Manage Your Effort Not Your Time, Harvard Business Review， October 2007
- Perfection: An Unrealistic Goal - The Challenge of Being Agile
it知識庫：“番茄”讓時間變成我們的朋友，轉載需保留來源！
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